Sisältö
- Aseta odotukset
- Odotusten hallinta
- Paranna viestintää
- Ei vikoja, ei stressiä - vaiheittaiset ohjeet elämää muuttavien ohjelmistojen luomiseen tuhoamatta elämääsi
- Vastakkainasettelut
- Avain sujuvaan projektinhallintaan
Ottaa mukaan:
Suurin ongelma, jota monet IT-osastot kohtaavat, ei ole teknistä - henkilökohtaista.
Yksi suurimmista ei-teknisistä kysymyksistä, joka vaikuttaa useimpiin yrityksen IT-osastoihin, on myös helppo hallita. Loppukäyttäjien suhteen kaikkien tulee olla samalla sivulla ja tietää, mitä ja milloin voidaan tehdä. Ja siinä on avain: loppukäyttäjien odotusten hallinta. Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta tällä voi yleensä olla pitkä matka asioiden helpottamiseen, kun on kyse ihmisistä, jotka käyttävät päivittäin sovellussarjaa.
IT-osastot, jotka epäonnistuvat tässä asiassa, voivat todella kärsiä, koska ongelmat rappeutuvat katkeruudesta osastoa kohtaan. Se vaikeuttaa hankkeita kaikille. (Lisätietoja tuesta on 10 vinkissä paremman IT-tuen tarjoamiseen.)
Aseta odotukset
Jos olet työskennellyt tietotekniikan palveluksessa jonkin aikaa, voit luultavasti ajatella projekteja, lippuja ja käyttöönottoja, joissa IT-osastoa joko syytetään projektista, lippu tai käyttöönotto on myöhässä, ei alussa vaadittua tai vain tavallinen, ei tarpeeksi hyvä. Kun loppukäyttäjäyhteisön (EUC) odotukset ovat kaukana todellisuuden käsitteen mukaisista - tai jopa vain hieman vinossa -, heidän kritiikkinsä voi olla toivottava hajauttaminen.
Jopa yksinkertaiset asiat, kuten uusi käyttäjätili, voivat aiheuttaa kitkaa osastojen välillä - tai jopa valtavan toimistojen välisen vihan. Paras tapa välttää tämä on luoda realistisia odotuksia ja täyttää ne joka kerta. Se tarkoittaa, että IT: n on kerrottava henkilöstölle, kuinka kauan projekti vie ja mitä odottaa sen päätyttyä. Kerro IT-resursseja käyttäville viiden hengen toimistossa tai monikansallisessa ryhmässä mitä IT-osasto voi ja mitä ei voi tehdä. Useimmissa tapauksissa ongelmat eivät johdu siitä, mitä IT suorittaa, mutta siitä, mitä muiden työntekijöiden mielestä sen pitäisi pystyä tekemään. Laitokset, jotka voivat välttää tällaisen katkaisun, kulkevat pitkälle kohti syy IT -oireyhtymän välttämistä.
Odotusten hallinta
Yksi parhaimmista tavoista hallita loppukäyttäjäyhteisön odotuksia on toteuttaa politiikka, joka tarjoaa palvelutasosopimuksia (SLA) kaikille palveluille. Monet teknisten alojen ihmiset yhdistävät SLA: t ulkoisiin toimittajiin, mutta samaa ajattelutapaa voidaan käyttää myös sisäisille asiakkaille - ja pitäisi olla. Tämä antaa loppukäyttäjille kehyksen siitä, mitä odottaa palveluita pyydettäessä, ja pitää kaikki, jos ei samalla sivulla, ainakin samassa luvussa.
Useimmissa ongelmalippu ohjelmistopaketeissa on moduuleja SLA: n asettamiseksi. Jos sinulla on jo SLA-sopimuksia sisäisille asiakkaillesi, onnittelut, osasto on jo oikealla tiellä.
Paranna viestintää
Nyt kun olet luonut perustan, sinun on jatkettava viestintää. Sekä pitkäaikaisten että lyhyidenkin hankkeiden kohdalla on ehdottomasti pidettävä kaikki osapuolet ajan tasalla sekä edistymisestä että takaiskuista. Odotukset voivat mennä kumpaankin suuntaan sydämessä ja niin onnellinen olet saattanut olla projektin käynnistämisessä, jos ohitat asettamasi aikajanan, asiat voivat nopeasti huonontua. Hyvin harvat asiat tuhoavat liikearvon, jonka IT on pyrkinyt saavuttamaan nopeammin kuin väärän viestinnän ja lykännyt määräaikoja.
Voi, ja jos et menetä määräaikaa, sinun on ilmoitettava paremmin selvästi nopeasta ja kohtuullisesta syystä viivästymiselle. Viestintälinjojen pitäminen avoimina auttaa välttämään höyhenten hölynpölyä ja varmistamaan, että jokainen tuntee paremmin projektin etenemisen. Jos loppukäyttäjät eivät kuule sinusta, he saattavat olettaa, että kaikki on nälkäistä. Jos näin ei käy, olet epäonnistunut heistä suurella tavalla, kun et täytä heidän odotuksiaan.
Ei vikoja, ei stressiä - vaiheittaiset ohjeet elämää muuttavien ohjelmistojen luomiseen tuhoamatta elämääsi
Et voi parantaa ohjelmointitaitojasi, kun kukaan ei välitä ohjelmiston laadusta.
Vastakkainasettelut
Kun olet saavuttanut harmonian loppukäyttäjäyhteisösi kanssa ja kaikki työskentelevät yhdessä, saatat ajatella, että olet saavuttanut työpaikan nirvanan. Ei niin nopeasti. Yhtäkkiä palvelin tai (lisää merkitsevä katkos tähän) kärsii jonkinlaista katastrofaalista vikaa ja sinulla on kriittinen järjestelmä alhaalla. Tämä on jälleen yksi mahdollisuus hallita loppukäyttäjien odotuksia minimoidakseen huomio ja auttaa ratkaisemaan häiriö nopeasti ja ilman lisäongelmia.
Jos et tee tätä, sinut upotetaan seisokkiraporteihin ja väistämättömään "Kuinka kauan se on alhaalla?" kysymyksiä. Tämä onnistuu vain tukahduttamalla turhautumisen liekit.
Tässä mitä tehdä: Kun seisokki tapahtuu, sinulla on oltava useampi kuin yksi tapa saada sana ulos. Sen pitäisi olla myös johdonmukaista ja rehellistä. Joten jos sanot, että seisokki ratkaistaan kahdessa tunnissa, loppukäyttäjät odottavat sen valmistuvan kyseisessä aikataulussa. Tämä tarkoittaa, että sinun tulee välttää optimististen arvioiden tekemistä ihmisten onnelliseksi tekemiseksi. Jos ongelma vaikuttaa loppukäyttäjiin nyt, tee sen asettamisesta etusijalle. Kun häiriö on ratkaistu oikeaan aikaan, sinä ja tiimisi voit palata säännöllisesti ajoitettuun ohjelmointiisi.
Avain sujuvaan projektinhallintaan
Huono veri kehittyy usein osastoja kohti - ja myöhemmin niiden sisällä. Tämä on yleisintä, kun IT-osasto ja sen loppukäyttäjät eivät ole yhteydessä toisiinsa ja kun IT-osasto ei kykene hallitsemaan ja täyttämään loppukäyttäjien odotuksia. IT-projektipäällikön, joka osaa hallita asettamista ja odotusten tyydyttämistä, ei tarvitse huolehtia siitä, että se menee pitkälle pitääkseen loppukäyttäjät onnellisina - se tapahtuu luonnollisesti. (Haluatko nousta tietotekniikan uraportaalle? Lue Kuinka tulla IT-johtajaksi: Vinkkejä ylhäältä.)