Sisältö
- Mikä on projektinhallintaohjelmisto?
- Historia
- Kuinka se toimii?
- Ei vikoja, ei stressiä - vaiheittaiset ohjeet elämää muuttavien ohjelmistojen luomiseen tuhoamatta elämääsi
- Kuinka se soveltuu teknisessä maailmassa
- Mahdolliset ongelmat
- Projektinhallintaohjelmistojen tulevaisuus
Lähde: kchungtw / iStockphoto
Ottaa mukaan:
Kaikilla suunnittelulla, laskelmilla, aikatauluilla ja seurannalla, joiden avulla projektin onnistuminen nähdään loppuun saakka, yhä useammat ihmiset kääntyvät projektinhallintaohjelmien puoleen saadakseen automatisoituja ohjeita.
Hankkeiden johtaminen ei ole enää vain projektipäälliköille; projektijohtamistaito on välttämätöntä kaikenlaisille liikemiehille yrittäjistä yritysjohtajiin saakka. Mutta projektin koordinoinnista voi tulla monimutkaista, etenkin niille, jotka eivät erikoistu projektiin. Jos henkilöstö, komponentit, asiakirjat, välitavoitteet ja toimitukset eivät tapahdu oikeaan aikaan, määräajat menetetään ja raha menetetään.
Kaikilla suunnittelulla, laskelmilla, aikatauluilla ja seurannalla, joiden avulla projektin onnistuminen nähdään loppuun saakka, yhä useammat ihmiset kääntyvät projektinhallintaohjelmistojen puoleen saadakseen automatisoituja ohjeita.
Mikä on projektinhallintaohjelmisto?
Termi projektinhallintaohjelmisto kattaa laajan valikoiman ohjelmistotyyppejä, jotka voivat sisältää useita erilaisia toimintojen yhdistelmiä. Suurin osa ohjelmista sisältää Gantt-kaaviot (pylväskaaviot, jotka kuvaavat projektiaikataulua), kaaviot, aikataulut, tehtävien osoittaminen ja välitavoitteet. Jotkut PM-ohjelmistot voivat myös seurata kuluja, säädellä resursseja, seurata budjetteja ja laskea kustannuksia.
Tämä ohjelmisto voidaan joko asentaa suoraan koneisiin tai se voidaan suorittaa verkossa pilvipohjaisena ohjelmana. Suurin osa pilviversioista - ja jotkut asennetut ohjelmat - sisältävät yhteistyötyökalut.
Historia
Projektinhallintaohjelmistojen historia on käytännössä muinainen verrattuna nykypäivän tekniikoihin. Itse asiassa sen juontaa juurensa vuoteen 1957, jolloin John Mauchly ja J. Presper Eckert Jr., sähköisen numeerisen integraattorin ja tietokoneen suunnittelijat (tunnetaan hellästi nimellä ENIAC - kyllä, että ENIAC), kehotettiin kehittämään kriittisen polun menetelmää (CPM) koskeva projekti. (Lisätietoja ENIAC: sta ja sen historiasta on artikkelissa Naiset ENIAC: Ohjelmointi-pioneereja.)
Mauchlyn ja Eckertin luoma CPM-sovellus ei ollut vain ensimmäinen esimerkki projektinhallintaohjelmistoista, mutta myös kaikkien aikojen ensimmäinen kaupallinen ohjelmisto, joka toimi tietokoneella, jolla on tallennettu muisti. Kun projektinhallinta tuli monimutkaisemmaksi vuosien mittaan, kehittyneempiä ohjelmistoja kehitettiin pitämään mukana tehtäviä.
Kuinka se toimii?
Yksinkertaisesti sanottuna, PM-ohjelmisto pitää projektitiedot ja resurssit järjestettynä yhdessä paikassa. Tärkeimmät hyödyt ovat ajan säästö (etenkin edistyneiden ohjelmistojen avulla, jotka voivat laskea ja projisoida numeroita) ja kyky jakaa päivitykset ja uudet tiedot nopeasti yhteistyökalujen avulla.
Vaikka tämä ohjelmisto voi sisältää useita erilaisia ominaisuuksia, on olemassa kaksi päätyyppiä: asennetut ja isännöidyt. Asennetut PM-ohjelmistoversiot suoritetaan suoraan tietokoneeltasi tai kannettavasta tietokoneesta ja tallentavat ohjelman ja kaikki tiedostot kiintolevyllesi. Isäntä- tai pilvipohjaisilla ohjelmistoilla ohjelma suoritetaan selaimen kautta, ja tiedostot tallennetaan etäpalvelimille, jotka ohjelmistotoimittaja omistaa ja ylläpitää.
Ei vikoja, ei stressiä - vaiheittaiset ohjeet elämää muuttavien ohjelmistojen luomiseen tuhoamatta elämääsi
Et voi parantaa ohjelmointitaitojasi, kun kukaan ei välitä ohjelmiston laadusta.
Vaikka suuret yritykset, joilla on omat palvelimet ja IT-henkilökunta, valitsevat usein asennetut PM-ohjelmistot sen vakauden ja tuotemerkin vahvuuden vuoksi, monet yrittäjät, pienet ja keskisuuret yritykset valitsevat isännöidyt ohjelmistot. Pilviprojektien hallintaohjelmistoilla on useita etuja, kuten mahdollisuus käyttää ohjelmaa mistä tahansa laitteesta, jolla on Internet-yhteys, ja alemmat etukäteiskustannukset. Koska asennusta ei ole, isännöidyt ohjelmistot ostetaan kuukausittain tilauksen perusteella. (Lisätietoja saadaksesi Aloittelijan opas pilveen: Mitä se tarkoittaa pienyritykselle.)
Kuinka se soveltuu teknisessä maailmassa
Yksi parhaista asioista projektinhallintaohjelmissa on, että sinun ei tarvitse olla projektipäällikkö löytääksesi käyttökohteita näille ohjelmille. Monissa tapauksissa ohjelmistoa käyttävät yrittäjät ja pienyritykset, joilla ei ole budjettia tai resursseja palkata oma projektipäällikkö. Suuremmat yritykset käyttävät ohjelmistoa usein sisäisten tiimien koordinointiin ulkoistettujen projektipäälliköiden kanssa. Jotkut PM-ammattilaiset käyttävät tämän ohjelmiston muotoa täydentääkseen pyrkimyksiään ja tuodaan projektin parempaan hallittavuuteen ja automatisointiin.
Projektinhallintaohjelmisto auttaa varmistamaan, että kaikki ryhmän jäsenet ovat samalla sivulla, tietävät kaikki virstanpylväät ja suorittavat oikeat tehtävät oikeaan tahtiin saadakseen projektin päätökseen ajallaan ja budjetin puitteissa.
Mahdolliset ongelmat
Vaikka PM-ohjelmisto on ehdottomasti hyödyllinen, sillä on haittoja. Yksi tärkeimmistä ongelmista, joita käyttäjät kohtaavat, on räätälöinnin puute. Suurin osa ohjelmistoista on yleiskäyttöinen, ja sen vuoksi ne on suunniteltu toimimaan monilla aloilla ja projektityypeissä. Joissakin toimialakohtaisissa hankkeissa, kuten ohjelmistokehitys, yleinen projektihallintaohjelma ei ole paljon hyödyllisempi kuin Excel-taulukkojen käyttäminen yksityiskohtien seuraamiseksi.
Projektinhallintaohjelmisto voi myös luoda epätasaisen fokuksen projektin elinkaareen. Esimerkiksi Gantt-kaavionäkymän laiminlyönti voi aiheuttaa projektitiimin hyppäämään tai viivästyttämään tärkeitä varhaisia pohjatyötä, kuten tavoitteita ja loogisia tapahtumaprosesseja. Kun virheitä tai puutteita tapahtuu projektin varhaisessa vaiheessa, aaltoiluvaikutus voi pakottaa joukkueen takaisin alkuun, mikä voi tarkoittaa menettää aikaa ja rahaa sekä välitavoitteiden tai määräaikojen noudattamatta jättämistä.
Projektinhallintaohjelmistojen tulevaisuus
PM-ohjelmisto voi auttaa virtaviivaistamaan ja yksinkertaistamaan projekteja. Yrittäjien ja pienyritysten kasvun myötä ja yleisen taloudellisen ilmapiirin, joka rohkaisee kustannusten leikkaamista aina kun mahdollista, tämä ohjelmisto näyttää olevan alun perin käytettäväksi laajemmin.
Tulevaisuudessa nähtiin todennäköisesti projektinhallintaohjelmistoja, jotka käsittelevät epäspesifisyyden ja vääristyneen keskittymisen ongelmat, mikä tekee tämän tyyppisistä ohjelmistoista helpommin saatavissa ja hyödyllisiä monille yrityksille.