Sisältö
- Projektinhallintaohjelmisto, tavata pilvi
- Pilviohjelmiston edut
- Ei vikoja, ei stressiä - vaiheittaiset ohjeet elämää muuttavien ohjelmistojen luomiseen tuhoamatta elämääsi
- Mikä on riski?
- Missä Cloud PM -ohjelmisto toimii
- Pieni tutkimus, erinomainen työkalu
Lähde: Rawpixel / iStockphoto
Ottaa mukaan:
Cloud projektihallintaohjelmisto mahdollistaa yhteistyön ja vähentää kustannuksia, mutta se ei ole ilman muutamia sudenkuoppia.
Todella kannettava toimisto ei ole vain mahdollista, mutta siitä on nopeasti tulossa normi monille yrityksille. Kämmentietokoneet olivat suuri askel kohti todellisuutta työskennellä missä tahansa, ja nyt pilvilaskenta on poistanut lopullisen esteen. Pilvessä ylläpitämien projektihallintaohjelmistojen avulla sinulla voi olla kaikki tarvitsemasi ulottuvillasi, missä tahansa tapahtuisitkin.
Jokaisella tekniikalla on tietysti etuja ja haittoja. Tässä artikkelissa tarkastellaan hyvin kuinka yritykset voivat siirtää projektijohtamisensa pilveen, mistä hyötyä on ja mitkä vaikeudet vielä jäävät tähän ylevälle ohjelmistoratkaisulle. (Jos haluat lisätietoja taustasta, katso Projektinhallinta 101.)
Projektinhallintaohjelmisto, tavata pilvi
Projektinhallintaohjelmisto koordinoi ja automatisoi monia hankalimpia projektienhallinnan toimintoja. Suurin osa näistä ohjelmistoista sisältää kaavioita ja Gantt-kaavion luontia, tehtävien osoittamista, aikatauluja ja välitavoitteita. Edistyneemmät versiot voivat myös säädellä resursseja, seurata budjetteja, seurata kuluja ja laskea kustannuksia.
Entä pilvi? Tämä työskentelytapa sisältää ohjelmien käytön ja tietojen tallentamisen Internet-yhteyden kautta. Palveluntarjoaja isännöi pilvi-ohjelmistoa etäpalvelimilla sen sijaan, että se olisi fyysisesti asennettu yrityksen koneisiin. Microsoft OneDrive, Dropbox ja Amazon Kindle -digitaalikirjastosi ovat esimerkkejä pilvitallennuksesta. (Lisätietoja pilvipalvelun yleisistä eduista on artikkelissa Pilvipalvelun aloittelijoiden opas: Mitä se tarkoittaa pienyritykselle.)
Pilviohjelmiston edut
Pilviohjelmisto sisältää paljon etuja. Yksi projektinhallinnan ensisijaisista eduista on erittäin helppo jakaminen. Koska ohjelmistoa ylläpidetään pilvessä, koko yritysryhmä voi käyttää viimeisimpiä tehtäviä, aikatauluja ja etenemispäivityksiä milloin tahansa, mikä tekee pilviohjelmistosta ihanteellisen matkoille ja reaaliaikaiseen yhteistyöhön.
Käyttöoikeudesta puhuttaessa toinen suuri etu pilviohjelmistoille on siirrettävyys. Internet-yhteys on kaikki tarvittava pääsyyn ohjelmaan milloin tahansa, missä tahansa, mistä tahansa laitteesta, mukaan lukien pöytätietokone, kannettava tietokone, älypuhelin tai tabletti.
Theres myös kustannuksia ja aikaa harkita. Perinteinen asennettu PM-ohjelmisto voi maksaa tuhansia, ja se saattaa vaatia laitteistopäivityksiä. Asennus ja päivitykset ovat paitsi kalliita myös käyttöönoton hidastamista. Pilviohjelmisto ei sitä vastoin vaadi asennusta, vain kirjautumistunnus ja salasana, jotta pääset ohjelmiston uusimpaan versioon. Hinnoittelurakenne on myös paljon helpompi yrityksen budjetissa, koska suurin osa pilviprojektien hallintaohjelmista myydään tilauspohjaisina ohjelmistoina palveluna (SaaS). Tämä tarkoittaa alhaisia kuukausimaksuja satojen tai tuhansien ennakkomaksujen sijasta. Lisäksi suurin osa projektinhallintaohjelmista ei vaadi pitkäaikaista sitoutumista.
Lyhyesti sanottuna pilven käyttö käsittelee seuraavia haasteita, joilla kaikenlaiset yritykset kohtaavat, toimivatko ne arkkitehtuurin, rakentamisen tai tietoliikenteen alalla:
Ei vikoja, ei stressiä - vaiheittaiset ohjeet elämää muuttavien ohjelmistojen luomiseen tuhoamatta elämääsi
Et voi parantaa ohjelmointitaitojasi, kun kukaan ei välitä ohjelmiston laadusta.
- Jakeluviiveet, aikavyöhykeongelmat
Pilvipalvelun avulla jokainen voi käyttää yritystietoja kannettavalla tietokoneella, älypuhelimella tai tablet-laitteella mistä tahansa, ja siellä on luotettava Internet-yhteys. - Projektiyhteistyö
Unohda vaivalloiset työntekijät voivat työskennellä projektissa pilven päällä ja toimittaa muutokset, jotka ovat muun ryhmän käytettävissä muutamassa minuutissa. Tämän ansiosta erilaiset työntekijät voivat työskennellä melkein reaaliajassa, aivan kuin he olisivat samassa huoneessa. - Varmuuskopioida
Tallentamalla dokumentit pilvessä yritykset suojataan laitteisto- ja ohjelmistovirheiltä. - Rajoittamaton tallennustila
Pilvi ei lopu koskaan tilasta ja pääsee melkein mistä tahansa. Tämä antaa yrityksille mahdollisuuden arkistoida tiedostoja, jolloin tiimin jäsenet voivat jatkaa pääsyä niihin myös tulevaisuudessa, jopa etäyhteyden kautta.
Mikä on riski?
Theres aina saalis, eikö? Vahvuuksistaan huolimatta pilviprojektien hallintaohjelmistoilla on muutamia haittoja. Tärkein heistä on turvallisuus, joka on luontainen riski kaikille verkkotapahtumille. (Lue lisää tietoturvariskeistä Pilven pimeässä puolella.)
Siitä lähtien, kun pilviohjelmisto on kasvanut suosiotaan, yritykset ovat maininneet turvallisuuden ensisijaisena huolenaiheena. Loppujen lopuksi pilven käyttö tarkoittaa kaiken yritystiedon - joka voi sisältää liikesalaisuuksia, arkaluonteisia asiakastietoja ja yritystietoja - tallentamista jollekin palvelimelle. Nämä palvelimet voivat olla alttiita hakkereille, viruksille tai jopa luonnonkatastrofeille tai fyysisille varkauksille.
Onneksi pilviohjelmistojen myyjät ovat tietoisia näistä riskeistä, ja useimmat käyttävät parasta mahdollista tietoturvaa palvelimiensa ja asiakkaidensa tietojen suojaamiseen. Loppujen lopuksi ilman tyytyväisiä asiakkaita pilvipalvelujen tarjoajat eivät toimisi. Lisäksi pilviturvallisuus on parantunut ajan myötä, ja todennäköisesti jatkuu niin, kun pilvipalveluntarjoajat keksivät uusia ratkaisuja asiakkaidensa tietojen suojaamiseksi.Silti yritysten tulisi selvittää, mitkä suojausmenettelyt ja protokollat ovat olemassa, ennen kuin tilaat minkä tahansa pilviohjelmistopalvelun.
Seisokit ovat toinen mahdollinen ongelma. Jos pilvipalveluntarjoaja kohtaa teknisiä ongelmia, sen asiakkaat eivät pääse tietoihinsa. Pilvipalvelutietojen kestävyyttä käsittelevän kansainvälisen työryhmän mukaan pilvipalvelujen tarjoajien käyttöaika oli 99,6–99,9 prosenttia, keskimäärin 7,5 tuntia käytettävissä olevaa aikaa vuodessa. Tämä kuulostaa melko hyvältä, mutta IWGCR toteaa, että se on kaukana 99,99 prosentin luotettavuudesta, jota vaaditaan operatiivisesti kriittisestä järjestelmästä. Monilla suurilla pilviohjelmistojen toimittajilla - ja jopa joillakin pienillä - on käyttöaikatakuut, joten yritysten tulisi etsiä sellainen, joka kantaa vähiten riskin. Ja tietysti kaikkein tärkeimmät tiedot tulisi myös varmuuskopioida sisäisesti.
Missä Cloud PM -ohjelmisto toimii
Suurilla yrityksillä on taipumus pitää kiinni perinteisemmistä asennetuista PM-ohjelmistoista, mutta pilviversioita ovat omaksuneet yritykset, joilla ei ole miljoonan dollarin IT-budjetteja. Alhaiset alkuperäiset kustannukset, minimaaliset tai olemattomat IT-infrastruktuuri-investoinnit, pay-as-you-go -hinnat ja pilvi-ohjelmistojen käyttö missä tahansa ovat ihanteellisia:
- Startupit ja yrittäjät
- Pienet ja keskisuuret yritykset
- Virtuaaliyritykset, joilla on maantieteellisesti monimuotoiset joukkueet
- Freelance-projektipäälliköt
Kaikkia projektinhallintaohjelmistoja ei tietenkään luoda tasavertaisiksi. Yritysten on löydettävä ohjelmisto ominaisuuksilla, jotka vastaavat heidän erityistarpeitaan, ja vältettävä ylimääräisiä kelloja ja pilliä, jotka voivat nostaa liittymähintaa.
Pieni tutkimus, erinomainen työkalu
Pilven projektihallintaohjelmisto voi olla erinomainen työkalu monille yrityksille. Se voi säästää aikaa ja rahaa projektinhallintaan ja tarjoaa pilvessä työskentelyn mukavuuden ja joustavuuden. Uuempana tekniikkana pilviprojektien hallinnalla on vielä joitain ongelmia, jotka voitetaan. Mutta tästä palvelusta tulee yhä tärkeämpää monentyyppisille yrityksille, jotka ohjaavat innovaatioita ja parannuksia, joita tämän työkalun parantamiseksi tarvitaan tulevina vuosina.